English version below !
++++++++++++++++++++

Streiter Terras und Bewohner der Feste der Vielfalt,

du erhältst diese Email, weil du im Forum der Feste der Vielfalt angemeldet und im internen Bereich freigeschaltet bist.

Diese Nachricht enthält wichtige Informationen zum Viertelmanager und der Lagerplanung:

1. Allgemein
2. Fehlende Ticketzuweisungen
3. Gruppen im Viertelmanager
4. Die Exelliste der internen Lagerplanung
5. Häufige Fehler oder bekannte Probleme
6. Deadline
7. Danke


1. Allgemein

Mit dem neuen Spielkonzept auf dem Conquest 2014 gibt es - wie ihr wisst - auch ein neues Buchungssystem von Live Adventure für die Kalkulation der Lagerfläche aller Viertel: den Viertelmanager (kurz: VM).

Zusätzlich dazu haben wir für die Feste der Vielfalt eine Excelliste für die interne Lagerplanung zur Positionierung der Zelte innerhalb des Viertels. In diese Excelliste hat Live Adventure keinen Einblick.

Das Konzept sieht vor, dass anhand der Ticketbuchungen im Viertelmanager der Platzbedarf des Viertels kalkuliert wird. Da alle Banner und Viertel auf einer Wiese lagern werden, bekommt jedes Viertel nur den Platz zugeteilt, auf den es anhand der Anzahl der registrierten Tickets zusteht.
Dieses Jahr wird es also nach Links, Rechts, Vorne und Hinten keine Reserveflächen zum Ausweichen geben weil wir alle nebeneinander lagern. Deshalb ist die Ticketregistrierung im Viertelmanager so imens wichtig.

Viertelmanager: http://www.live-adventure.de/ConQues...ager/login.php

2. Fehlende Ticketzuweisungen

Bisher gibt es leider eine sehr große Differenz zwischen den im Viertelmanager der Feste zugewiesenen Tickets und den Zahlen in der Excelliste, wo die Gruppen die Anzahl ihrer Leute ankündigen.

Alle Einzelpersonen, die nicht ihr Ticket im Viertelmanager auf die Feste der Vielfalt registrieren, werden nicht in der Kalkulation der Lagerfläche von LA berücksichtigt und wir bekommen weniger Fläche als benötigt.

Schlimmstenfalls ist das Fehlen der Zuordnung des Tickets im Ticketmanager am Ende unfair für die, die sich anständig im Viertelmanager und der Lagerplanung angemeldet haben, aber "erst" Mittwoch anreisen können, und dann weggeschickt werden müssen, wenn der Lagerplatz schon voll ist. Weil die, die zu faul/unsicher/verpeilt waren sich damit zu beschäftigen, einen Tag früher angekommen sind und deren Platz weggenommen haben.

Der Viertelmanager ist kein Mobbing von LA, sondern ein notwendiges Übel, damit die Feste soviel Lagerplatz bekommt wie die Leute brauchen.

An alle Gruppenleiter:
Bitte erinnert eure Leute ständig daran ihr Ticket im Viertelmanager zu registrieren! Ihr seid in der Pflicht, diese Information weiterzugeben und euren Leuten auf die Finger zu hauen.

Und ein großes Danke an alle, die sich bisher im Viertelmanager eingetragen haben!


3. Gruppen im Viertelmanager

Im Viertelmanager ist es für die interne Lagerplanung wichtig, sein Ticket einer Gruppe zuzuteilen oder ggf. eine neue Gruppe zu erstellen. Das bringt keine Verpflichtung mit sich, verhindert aber, dass diejenigen, die zusammen lagern wollen, dafür auch einkalkuliert werden. Das gilt auch für zum Beispiel drei Teilnehmer in einem Zelt.
Ohne so eine Gruppenzuordnung wird der Teilnehmer wie ein Einzelcamper mit den intern kalkulierten 12m² behandelt und höchstwahrscheinlich als Lückenfüller irgendwo im Lager angeordnet und entsprechend nicht mit seinen Leuten/Familienangehörigen/Kumpels zusammen.


4. Die Excelliste der internen Lagerplanung

Nachdem alles in der Exelliste für die eigene Gruppe eingetragen wurde, kontrolliere bitte 1 bis 2 Tage später die Excelliste, ob in der letzten Spalte die gleiche Anzahl an Tickets durch die Lagerplanerin Deirdre eingetragen worden sind, wie man auf seine Gruppe gebucht hat.

Es kann nie schaden hin und wieder einen Blick in die Exelliste zu werfen. Falls sich Nachfragen von Deirdre ergeben oder Wünsche nicht erfüllt werden können, wird das dort vermerkt bzw. rot markiert.

Exceliste: https://docs.google.com/spreadsheet/...uV1ZBdGc#gid=0


5. Häufige Fehler oder bekannte Probleme

- Die Zuordnung erfolgt nicht vollständig. Sprich, man vergisst das Ticket auf das Viertel oder die Gruppe zuzuordnen (3. Schritt laut Anleitung im Tool), weil es so aussieht, als hätte man das schon gemacht.
Die Tickets erscheinen dann trotz Buchung im Viertelmanager für die Lagerplanung nicht in deren Viertelliste oder nicht unter der Gruppe (wenn Abweichungen in der Anzahl von eingetragen werden)

- Viele geben leider bei der Zuteilung ihres Tickets im Viertelmanager keine weiteren Informationen an. Es ist verständlich, wenn jemand seinen realen Namen nicht angeben will. Aber es ist für die interne Lagerplanung sehr hilfreich, wenn wenigstens der Forenname oder Charaktername dabei steht, damit die Tickets besser identifiziert werden können. Für die Lagerplaner / Deirdre sieht die Tabelle dann wie folgt aus:

Ticketnummer - Banner - Viertel - leerer Name - leerer Charaktername - leere Gruppe - leere Zusatzinfos
Ticketnummer - Banner - Viertel - leerer Name - leerer Charaktername - leere Gruppe - leere Zusatzinfos
Ticketnummer - Banner - Viertel - leerer Name - leerer Charaktername - leere Gruppe - leere Zusatzinfos
Ticketnummer - Banner - Viertel - leerer Name - leerer Charaktername - leere Gruppe - leere Zusatzinfos

Es ist dann nicht möglich, einen einzelnen Teilnehmer zu erkennen und seiner Gruppe zuzuordnen.

Diese Ticketinhaber können nur als Einzelcamper behandelt werden, also Lückenfüller irgendwo zwischen anderen Zelten und nicht bei ihrer Gruppe.

Es empfiehlt sich, alle Schritte der Ticketregistrierung im Viertelmanager nochmal durchzugehen, inklusive erneut sein Ticket auf das Viertel/Banner und anschließend der Gruppe zu zuordnen.

Leider ist das ein zusätzlicher Aufwand für alle, aber nur so können wir uns sicher sein, dass jeder seinen Platz bekommt und das Lager von LA nicht zu knapp bemessen wird.

Sollten dennoch Tickets "fehlen" oder die Zuordnung nicht stimmen, bitte bei Deirdre melden!

Gerne können die Gruppenführer Deirdre per PN, Facebook oder Mail anschreiben und bekommen von ihr eine Liste der gebuchten Tickets auf ihrer Gruppe, und können dann selber nochmal nachschauen, wo es hakt.
Alternativ können die Gruppenführer eine Liste aller Tickets ihrer Gruppe sammeln und Deirdre zur Kontrolle geben. Sie kann allerdings nicht die Buchungen bzw. Zuordnungen übernehmen, lediglich in ihrer langen Liste nach den Nummern suchen.


6. Deadline

Je schneller alle Daten korrekt und vollständig sind, desto besser. Ende dieser Woche möchte Live Adventure die Zahlen auswerten und einen vorläufigen Conquest-Plan veröffentlichen.
Spätestens am 17.07. müssen sich alle Bewohner der Feste der Vielfalt in der Excelliste eingetragen haben. Anschließend sind nur noch kleinere Änderungen möglich.


7. Danke

Ein riesengroßes Dankeschön an alle, die sich gewissenhaft mit dem Viertelmanager und der Excelliste auseinander gesetzt und ihre Daten nocheinmal ergänzt / geprüft haben!
Für alle ist dieses System neu und auf den ersten Blick aufwändig, aber wenn alles funktioniert, bekommt jeder seinen Platz mit seinen Weggefährten in der Feste der Vielfalt.

Wir freuen uns auf Dich!

In varietate concordia - in Vielfalt Einigkeit



++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++

Fighters of Terra and residents of the Fortress of Diversity,

you are receiving this email because you are registered in the Forum of the Fortress of Diversity and activated for the internal forum part.

This message contains important information about the Ward Manager and the camp planning:

1. General information
2. Lack of ticket assignments
3. Groups in the Ward Manager
4. Exel file for internal camp planning
5. Common mistakes or known issues
6. Deadline
7. Thank you

1. General information

Together with the new concept on the Conquest 2014, there is also - as you all know – a new booking system of Live Adventure for the calculation of the camp area and space for all wards: the Ward Manager (shortly named: VM for the German Viertel Manager).

In addition, for the Fortress of Diversity we have an Excel file for internal camp planning for positioning the tents within our own ward. In this Excel list Live Adventure has no insight it is just for our personal use.

One of the concepts most important rules is, that the required space of a ward is calculated on the basis of the tickets assignments in the Ward Manager. Since all banners and wards are place on one field, every ward will only get the space, it is allowed to get after the number of assigned tickets for that ward.
In this year we therefore won’t have any buffer space to any sides, which we could use, if the space gets too tight.
That’s why the ticket registration in the Ward Manager is VERY important.

Ward Manager: http://www.live-adventure.de/ConQues...ager/login.php


2. Lack of ticket assignments

So far, unfortunately there is a very big difference between the assigned tickets in the Ward Manager and the numbers in our internal Excel file where the groups announce the number of their people.

All individuals who do not register their ticket in the Ward Manager for the Fortress of Diversity will not be considered in the calculation of the camp space of LA and we therefore will then get less space than needed.

In worst case, the lack of assignment of the tickets in the Ward Manager at the end is unfair for those who have assigned their tickets in the Ward Manager and did enter their data in the Excel file, but arrive “only” at Wednesday and then have to been sent away because the camp is already full. Because those who are too lazy/unsure/distracted to take care of their tickets, have arrived a day earlier and have taken their place.

The Ward Manager is not bullying of LA, it is more a necessary evil to make sure that the Fortress gets as much storage space as the people need.

To all group leaders:
Please constantly remind your people to register their in the Ward Managers! It is your duty to pass this information and to put some pressure on them to make sure, that they actually do it.

And a big „Thank You” to all of you who have already registered their tickets in the Ward Manager!


3. Groups in the Ward Manager

In the Ward Manager, it is important for our internal camp planning to assign your ticket not only to the Fortress but also to your own group or to create a new group, if it does not exist already. This is not a requirement for being able to cam in the Fortress, but makes sure, that those who want to camp together are calculated for such a camp. This also applies, for example, if three participants are sharing one tent.
Without such a group assignment, the participants is treated as a single camper with the internal calculated 12sqm and most likely will be located somewhere in the camps and not together with his people/family members/friends.


4. Exel file for internal camp planning

After you did enter everything for your own group in the Excel file, please control 1 to 2 days later in the Excel list, if the same number of tickets has been entered by our Camp-Planner Deirdre in the last column, as you have been entered for your group (this is the number, Deidre gets from the Ward Manager for our group).

In general it is always good to now and again take a look at the Excel file. If request or questions from Deirdre arise or wishes can not be met, this will be stated red colored in the Excel file.

Excel file: https://docs.google.com/spreadsheet/...uV1ZBdGc#gid=0


5. Common Mistakes or known issues

- The assignment is not complete. Meaning, that you forget to assign the ticket to the ward or the group (Step 3 according to the instructions in the tool), because it looks as if you already did.
Those tickets will then not appear in Ward List or under the group although you did assign it in the Ward Manager (then variations in the number of tickets are seeable in the internal Excel file)

- Unfortunately, many people don’t add any additional information to their tickets in the Ward Manager. It is understandable if someone does not want to add his real name. But it is very helpful for the internal camp planning, to at least add the forum name or character name so that the tickets can easily be identified. For our Camp-Planner Deirdre the table would than look like this:

Ticket Number - Banners - quarter - empty name - Character name empty - empty group - blank additional information
Ticket Number - Banners - quarter - empty name - Character name empty - empty group - blank additional information
Ticket Number - Banners - quarter - empty name - Character name empty - empty group - blank additional information
Ticket Number - Banners - quarter - empty name - Character name empty - empty group - blank additional information

It is then not possible for us to identify an individual participant and assign him to his group.

Those ticket holders then can only be treated as a single campers, so therefore will have to camp where we find some space for them and not with their group.

It is advisable to go through all the steps of the ticket registration in the Ward Manager again, including to reassign their ticket to the ward/banner and then to the group.

Unfortunately, this is additional work for everyone, but it is the only way we can be sure that each of you gets its place and the camp of LA is not too tightly calculated.

Should any tickets be "missing" or the assignment is not correct, please contact Deirdre!

Deidre also offers that the group leaders can contact her via PM, Facebook or Email and she will give them a list of all booked tickets of their group. They then can check themselves where the difficulties are.
Alternatively, the group leader can collect a list of all Ticketnumbers of their group and give it Deirdre to check it. However, she can not take over bookings or assignments, she can only look for the ticket number in her long list of Fortress-bookings.


6. Deadline

The faster all data is complete and accurate, the better. At the end of this week Live Adventure would like evaluate the numbers and publish a preliminary Conquest plan.
Not later than 17.07.2014 all residents of the Fortress of Diversity must have been entered into the Excel list. After that, only minor changes are possible.


7. Thank you

A huge thank you to all of you which did already work with the Ward Manager and the Excel file and did check their data again and added information if necessary!
For all of us this system is new and time-consuming at first glance, but if everything works, everyone gets his place with his companions in the Fortress of Diversity.

We look forward to meet you! In varietate concordia - in Vielfalt Einigkeit